Een handreiking voor de werkgever in de praktijk van alle dag van de WWZ (3)

We willen u hierbij informeren over de dagelijkse praktijk waarmee u te maken krijgt bij het gebruiken van tijdelijke arbeidsovereenkomsten en door de invoering van de transitievergoeding. Dit zijn de vragen 5 en 6 van onze WWZ checklist. We verwijzen u naar deel 1 en 2 van deze reeks handreikingen voor de checklist.

Ketenregeling (vraag 5)

Zoals u vermoedelijk weet, loopt een contract voor bepaalde tijd van rechtswege af op de einddatum. Het gebruik van contracten voor bepaalde tijd is gemaximeerd. In de wet is geregeld wanneer een contract voor onbepaalde tijd ontstaat, waardoor een opzeggingshandeling met bijvoorbeeld een ontslagvergunning nodig is. De regeling die tot 1 juli 2015 geldt, wordt ook wel de 3x3x3 regel of ketenregeling genoemd. Met de keten wordt gedoeld op de regel dat maximaal 3 arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd binnen een periode van 3 jaar gesloten mogen worden. Om de keten van tijdelijke arbeidsovereenkomsten te doorbreken was tot 1 juli 2015 een pauze van meer dan 3 maanden nodig. In de pauze mag de medewerker feitelijk niet voor u werken. Daarna kunt u een nieuwe keten starten. Deze ketenregeling wijzigt na 1 juli 2015 in de 3x2x6 regel. Dat betekent dat (ongewijzigd) 3 contracten voor bepaalde tijd in een reeks mogen worden aangegaan, maar slechts in een periode van maximaal 2 jaar. De pauze voor het starten van een nieuwe keten moet meer dan 6 maanden bedragen.

Lopende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd / overgangsregeling
Er is een overgangsregeling opgesteld voor lopende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd in de ketenregeling. Voor arbeidsovereenkomsten gesloten vóór 1 juli 2015 met een einddatum gelegen na 1 juli 2015 blijft in beginsel de oude regeling gelden. Dus als er een periode van 2 jaar wordt overschreden doordat de arbeidsovereenkomst na 1 juli 2015 eindigt, ontstaat nog geen arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Een derde arbeidsovereenkomst met een looptijd van een jaar (bijvoorbeeld van 1 mei 2015 tot 1 mei 2016) loopt gewoon van rechtswege af.

Ook wanneer de (derde) arbeidsovereenkomst wordt getekend vóór 1 juli 2015, maar aanvangt ná 1 juli 2015 blijft de oude regeling van toepassing. Ter illustratie : Een tweede arbeidsovereenkomst voor een jaar eindigt op 30 juni 2015, en op 1 juni 2015 sluit u alvast een derde arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met 1 juli 2015 als ingangsdatum. Deze derde arbeidsovereenkomst eindigt op grond van het overgangsrecht alsnog van rechtswege op 1 juli 2016, omdat het is getekend voor 1 juli 2015.

Ook voor de pauze, die u voor het doorbreken van de keten in acht dient te nemen, geldt dat wanneer u en de werknemer de arbeidsovereenkomst laten ingaan op een datum na 1 juli 2015 maar uiterlijk op 30 juni 2015 ondertekenen, 3 maanden en een dag nog voldoende is voor een nieuwe keten. Die nieuwe keten dient zelf wel aan de nieuwe regeling te voldoen. Wilt u aansluitend op het contract een tweede en of een derde arbeidsovereenkomst sluiten, dan mag de totale looptijd dus niet langer dan twee jaar zijn. De pauze zelf telt mee in de totale looptijd.

NB: Het staat u vrij om bij een nieuwe arbeidsovereenkomst een andere looptijd aan te bieden. Bijvoorbeeld: U hebt een arbeidsovereenkomst voor een jaar gesloten die op 1 mei 2015 afloopt, dan mag u aansluitend een arbeidsovereenkomst voor 2 jaar bieden, die op 1 mei 2017 van rechtswege zal aflopen.

Opvolgend werkgever

In de nieuwe wetgeving is expliciet opgenomen dat wanneer een werknemer een andere formele werkgever krijgt, maar hetzelfde werk blijft doen, deze nieuwe werkgever als opvolgend werkgever kan worden beschouwd ongeacht of inzicht bestaat in de geschiktheid van de werknemer. In dat geval wordt geen nieuwe keten gestart, maar worden de tijdelijke arbeidsovereenkomsten bij elkaar opgeteld. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij het in dienst nemen van een medewerker na een periode waarin hij eerst via een uitzendbureau werkzaam is geweest, bij een doorstart na een faillissement met een nieuwe voortzetter[1], en bij het overnemen van een concessie na een aanbesteding.

Cao

Voorheen kon in een cao onbeperkt worden afgeweken van de ketenregeling. Die mogelijkheid wordt per 1 juli 2015 sterk beperkt! Zowel de totale looptijd als de aantallen contracten zijn beperkt tot respectievelijk maximaal vier jaar en maximaal zes contracten. Ook wordt een extra beperking ingevoerd dat de aard van de bedrijfsvoering de afwijking van de ketenregeling noodzakelijk moet maken of er moet sprake zijn van een uitzendovereenkomst. Overigens kan nog tot 1 juli 2016 een beroep gedaan worden op oude regelingen uit vóór 1 juli 2015 lopende cao’s.

Advies

Zet op een rijtje welke contracten voor bepaalde tijd binnen uw organisatie lopen. Houd daarbij rekening met periodes van inleen via bijvoorbeeld een uitzendbureau of via een aan uw organisatie gelieerd zusterbedrijf. Houd een goede administratie bij van aanvang en einde van arbeidsovereenkomsten, want nog sneller dan voorheen, namelijk al na 2 jaar, kunt u aan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd vast zitten. Uiteraard kunnen wij van OWL Juridisch Advies u adviseren over de mogelijkheden.

Transitievergoeding (vraag 6)

De transitievergoeding is een vergoeding die verschuldigd is wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt nadat deze tenminste 2 jaar heeft geduurd. De vergoeding is ook verschuldigd bij het aflopen van een (reeks van) contract(en) voor bepaalde tijd. De vergoeding is niet verschuldigd in situaties waarin de werknemer een verwijt valt te maken van de beëindiging, zoals bij een ontslag op staande voet en ook niet bij beëindiging vanwege het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd door de werknemer.

Ontslag na langdurige arbeidsongeschiktheid (104 weken)

De vergoeding dient u ook uit te betalen aan de medewerker die in verband met ziekte uw onderneming na 104 weken verlaat. Ook wanneer deze werknemer een zogeheten slapend dienstverband met u heeft. Dat wil zeggen dat uw werknemer al meer dan 104 weken ziek is geweest, en u daarna geen loon meer betaalt, maar het dienstverband formeel nog niet is beëindigd. Zodra u dat slapende dienstverband na 1 juli 2015 alsnog wilt beëindigen raakt de transitievergoeding verschuldigd. Het is derhalve verstandig om nog voor dat moment een beëindigingsovereenkomst aan te bieden.

NB : Wanneer u twee jaarcontracten sluit, eindigt het laatste contract van rechtswege maar is wel een transitievergoeding verschuldigd doordat de totale looptijd precies 2 jaar heeft geduurd. Om dit te voorkomen, kunt u denken aan de reeks van 3 contracten voor bepaalde tijd, waarbij 1 keer een duur van 7 maanden, en 2 keer 8 maanden wordt aangeboden.

NB : Ook een reeks contracten voor bepaalde tijd, die is aangegaan onder de oude regeling en dus meer dan 2 jaar kan hebben geduurd, geeft na 1 juli 2015 recht op een transitievergoeding.

De hoogte van de transitievergoeding wordt bepaald door de hoogte van het loon en de duur van de arbeidsovereenkomst. De vergoeding is 1/3 e maandsalaris per gewerkt dienstjaar voor de eerste 10 dienstjaren, en een 1/2 maandsalaris per dienstjaar voor de volgende jaren, met een maximum van €75.000,- of een jaarsalaris als dat meer is. Op de transitievergoeding mogen onder voorwaarden in mindering gebracht worden de kosten die gericht zijn op het voorkomen van werkloosheid, en kosten ter bevordering van brede inzetbaarheid van de werknemer.

MKB-werkgevers < 25 werknemers

Let op! Tot 2020 worden MKB ondernemingen met < 25 werknemers min of meer gespaard. De eerste regeling is dat de hoge transitievergoeding voor 50-plus werknemers, niet voor MKB-werkgevers geldt. De tweede regeling is een overbruggingsregeling voor MKB-werkgevers waar vanwege een slechte financiële situatie werknemers ontslag krijgen (ontslag vanwege bedrijfseconomische omstandigheden). De berekening van de transitievergoeding gaat uit van een dienstverband vanaf 1 mei 2013. De dienstjaren vóór 1 mei 2013 worden niet meegenomen in de transitievergoeding.

Tussenperiode

Alle contracten uit het verleden, ook die van voor 1 juli 2015, tellen mee voor het bepalen van de duur van de arbeidsovereenkomst, tenzij een tussenperiode van meer dan zes maanden is gehanteerd. Dit zou voor werkgevers die veel met seizoen werkers werken, tot een onredelijk hoge transitievergoeding kunnen leiden. Mede daarom is een overgangsregeling gemaakt. Hierin is opgenomen dat de jaren waarin is gewerkt die gelegen zijn voor 1 juli 2012 slechts meetellen voor zover in die jaren minder dan 3 maanden werkonderbreking heeft plaatsgevonden.

Opvolgend werkgeverschap

Net als bij de ketenregeling is ook voor de transitievergoeding vastgelegd dat wanneer een werknemer een andere formele werkgever krijgt, maar hetzelfde werk blijft doen, deze nieuwe werkgever als opvolgend werkgever kan worden beschouwd. In dat geval worden voor het bepalen van de duur van de arbeidsovereenkomst de verschillende contracten bij elkaar opgeteld.

Kosten in mindering

Op de transitievergoeding mogen sommige gemaakte kosten in mindering worden gebracht. Bijvoorbeeld de kosten van maatregelen in verband met eindigen of niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst, gericht op het voorkomen van werkloosheid of het bekorten van de periode van werkloosheid van de werknemer. Hieronder worden begrepen kosten voor omscholing of een outplacementproject bij ontslag. Daarnaast zijn er de zogeheten inzetbaarheidskosten. Dit zijn de kosten die verband houden met het bevorderen van de inzetbaarheid van de werknemer buiten de organisatie van de werkgever, die al eerder tijdens het dienstverband zijn gemaakt. Voorwaarde is dat de door de opleiding verworven kennis en vaardigheden niet zijn aangewend om een functie bij de werkgever uit te oefenen. Denkt u bijvoorbeeld aan een jurist die een opleiding voor pedicure gaat volgen, een boekhouder die een opleiding tot muziekdocent wil doen, of een ICT die een cursus Spaans gaat volgen. Ook moet de werknemer vooraf hebben ingestemd met het maken van de kosten en het in mindering brengen daarvan op zijn transitievergoeding. Als er collectieve afspraken zijn gemaakt welke de werkgever dient na te komen, heeft dat als instemming te gelden.

Advies

De transitievergoeding is vanaf 1 juli 2015 een feit. Gemiddeld genomen bouwt een werknemer een derde tot een half maandsalaris per jaar op aan transitiebudget. U doet er daarom als werkgever verstandig aan een berekening te laten maken van de reeds verschuldigde bedragen en hiervoor een reservering te treffen. Ook is het verstandig met uw werknemers af te spreken dat, en welke soort kosten, op de in de toekomst op te bouwen transitievergoeding in mindering zullen worden gebracht en dit in uw studieregeling vast te leggen. Daarnaast adviseren wij om met uw werknemers voor iedere scholing die u hen aanbiedt, ook wanneer die niet direct betrekking heeft op de uitgeoefende functie, een overeenkomst te sluiten. Hierin kunt u opnemen dat de werknemer instemt met het in mindering brengen van de gemaakte kosten op de transitievergoeding. Een dergelijke studieovereenkomst kunnen wij van OWL Juridisch Advies uiteraard aan u leveren.

Tot slot

Met bovenstaande checklist kunt u als werkgever controleren of u klaar bent voor de WWZ. Een aantal wijzigingen is reeds op 1 januari 2015 ingegaan, de overige wijzigingen met betrekking tot het arbeidsrecht gaan in op 1 juli 2015. Indien u na het lezen van deze checklist vragen hebt, kunt u contact opnemen met OWL Juridisch Advies. Wij helpen u graag bij het uitwerken van praktische zaken. Het arbeidsrecht en het ondernemingsrecht is de dagelijkse praktijk van de juristen van OWL Juridisch Advies. Wij kunnen voor u (model)arbeidsovereenkomsten en personeelsreglementen opstellen die voldoen aan alle WWZ eisen. Hebt u een specifieke vraag over een ingewikkelde casus dan kunnen wij u ook hiermee verder helpen. Voor de toepassing van het arbeidsrecht is het raadzaam ondersteuning te zoeken. Onze slogan is dan ook: Bezint, eer ge begint.

[1] Het is uitdrukkelijk de bedoeling van de WWZ om het in de rechtspraak ontwikkelde criterium van het kunnen toerekenen van kennis, te laten vervallen. Er moet enkel een aanleiding zijn voor het bij een nieuwe werkgever in dienst treden. Die kan gevonden worden in de doorstart zelf. Er zal dus eerder dan voorheen, vermoedelijk altijd, sprake zijn van een opvolgend werkgever in een doorstart met een nieuwe voortzetter.