Volgens het BW is ontslag alleen mogelijk wanneer er sprake is van een redelijke grond, zoals verwijtbaar handelen, een verstoorde arbeidsverhouding of langer dan 104 weken ziek. Uitzonderingen hierop vormen ontslag op staande voet (kort gezegd gaat het hier namelijk om een dringende reden) en ontslag in de proeftijd (geen reden nodig). Daarnaast geldt bij elk ontslag ook een algemene herplaatsingsplicht, tenzij er sprake is van verwijtbaar handelen of nalaten. Er kan pas tot ontslag worden overgegaan, als herplaatsing in een passende functie niet mogelijk is of niet in de rede ligt – bijvoorbeeld bij verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer.
Voor een passende functie moet worden gekeken binnen de organisatie van de werkgever. Vanaf 1 januari 2020 is dat voor rijksambtenaren niet meer alleen het bevoegd gezag (departement), maar de gehele Staat der Nederlanden. Er kan dus pas tot ontslag worden overgegaan als er binnen de Staat der Nederlanden geen passende functie beschikbaar is voor de medewerker, of als het aanbieden daarvan niet in de rede ligt.
Passende functie
Een functie is passend wanneer deze aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de medewerker. Dit is dus een zeer brede definitie, die verschilt van de definitie van een passende functie in het kader van het Van Werk Naar Werk (VWNW)-beleid. Het gaat hier namelijk om ontslag, wat niet het geval is bij het VWNW-beleid. De werkgever en de medewerker kunnen wel afspraken maken over bijvoorbeeld maximale reisafstand of een minimale salarisschaal. In dat geval beperkt de medewerker zijn beschikbaarheid voor mogelijk passende functies. Herplaatsing kan ook mogelijk zijn door middel van scholing. Bij scholing moet gedacht worden aan (kortdurende) opleidingen/cursussen waardoor de werknemer binnen de redelijke herplaatsingstermijn inzetbaar wordt op de functie.